Søk

Meny

Du er her:

  • Forside
  • Arkiv
  • Innovativ anskaffelse krevde «endringsreise»

Digitale Gardermoen IS (DGI)

Innovativ anskaffelse krevde «endringsreise»

– Samarbeidet med programmet har vært gull verd for oss, sier Odd Ruud, adm.dir. i DGI (til høyre)
Kommunene på Øvre Romerike forbereder seg på den digitale tidsalder. En dynamisk leveranseplattform for å understøtte formålet skal på plass i regi av Digitale Gardermoen IS (DGI). «Endringsreisen» er dermed i gang: En innovativ anskaffelse ligger til grunn, og samtidig nødvendige, dyptgripende organisasjonsmessige grep.
27.05.2016

Kommunene på Øvre Romerike (Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad, Nes og Ullensaker) vedtok for høsten 2015 en ny innkjøpsstrategi (perioden 2015–2018). Der heter det bl.a. at kommunene gjennom ØRIK (Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid) så langt det er praktisk mulig skal søke samarbeid ved inngåelse av innkjøpsavtaler for varer og tjenester.

I ny innkjøpsstrategi legges det vekt på å ha dialog med markedet, drive leverandørutvikling, og ha økt fokus på innovasjon i anskaffelsesarbeidet.

DGI «tok ballen»
Det tok ikke lang tid før kommunenes leverandør av deres felles leveranseplattform «tok ballen». DGI hadde to hovedutfordringer: De måtte sikre stabil drift og sørge for at behovet for fremtidige digitaliserte tjenester i kommunene ble ivaretatt. De måtte tenke nytt, og våren 2015 ble det etablert kontakt med Nasjonalt program for leverandørutvikling. Adm.dir. i DGI, Odd Ruud:

– Samarbeidet med programmet har vært gull verd for oss. Gjennom bruken av deres «metode for smartere innkjøp» – med markedsdialog og bruk av ytelse- og funksjonsspesifikasjoner – er vi blitt loset trygt gjennom forberedelse, planlegging og gjennomføring av en innovativ anskaffelse. Det er selvsagt litt uvant å beskrive funksjonelle behov og ikke detaljerte krav som vi tradisjonelt har gjort. Etter samarbeidet med programmet er vi overbevist om at dette er veien å gå også i fremtidige anskaffelser.

Kjære leverandør, hva er løsningen?
– Vi spør leverandørene i konkurransegrunnlaget hva som er deres svar på våre utfordringer, sier prosjektleder Olav Aga i DGI. Det har gått med mye tid og ressurser til dette, men erfaringen vi vinner gjør at vi neste gang sparer mye tid og krefter, gjenbruk er viktig. Det var ni som meldte sin interesse for å bli prekvalifisert til konkurransen, som gjennomføres som forhandlinger i to trinn. De fem som ble prekvalifisert ble invitert til ett nytt dialogmøte før konkurransegrunnlaget ble sendt ut. Formålet med møte var å ha dialog og å få innspill på hva som setter markedet i stand til å levere sine beste tilbud, og som skaper en god, effektiv og rettferdig konkurranse. Informasjon som var til nytte for alle tilbydere med tanke på likebehandling og å skape en best mulig konkurranse, fremgikk av et felles, anonymisert referat.

Å sette ut driften av en leveranseplattform som løpende skal utvikles i takt med kommunenes behov for nye digitale tjenester er noe ganske annet enn å kjøpe de samme løsningene som før. En vellykket innfasing krever organisasjonsmessig grep.

Tidlig forankring
– Vi etablerte tidlig et kjerneteam av våre ansatte som fikk sentrale roller i prosjektet. Teamet skal følge anskaffelsesprosessen også etter at ny leverandør er valgt. Vi søkte tidlig forankring av hele prosessen i organisasjonen. Mange her har eierskap til driften, og en overgang som innebærer å overlate driften til en ekstern leverandør er selvsagt krevende. Fra årsskiftet 2016/2017 skal den nye leverandøren tre inn i rollen som driftspartner, ved først å overta driften slik den er i dag. I løpet av første halvår skal dagens drift overføres til ny leverandør på en ny, fleksibel og moderne plattform.

Det kan være en utfordring at den nye leveranseplattformen skal kunne ta opp i seg nye fremtidige tjenester – som kan bety å dekke et ukjent fremtidig behov. Vi har nå gitt ballen til leverandørene: er de klare til å kunne levere?

POSTADRESSE
NHO
Postboks 5250 Majorstuen
0303 Oslo

BESØKSADRESSE
Essendrops gate 3
Majorstuen
Se kart